Menghubungkan MS Word Dengan MS Excel (Mail Merge)

Gw baru tau, ternyata MS Word dengan MS Excel ada kombinasinya, kombinasi ini tentunya sangat berguna, karena akan mempermudah dan menghemat waktu anda.

Seandainya anda mau membuat 1000 surat edaran dengan alamat dan tujuan yang bebeda, apakah harus d buat 1000 lembar juga, jawabanya ga perlu. Anda cukup membuat satu buah surat aja. Sebenarnya di MS Word ada fasilitas yang di sediakan untuk menghubungkan data ke MS Excel, MS Excel ( Sebagai database ) dan MS Word sebagai ( Master ), yaitu Mail Merge

Keuntungan menggunakan Mail Merge :

1. Kita hanya butuh satu master data di MS Word.
2. Dengan menggunakan MS Exel sebagai database, berarti kita punya simpanan data yang mungkin bisa kita gunakan untuk keperluan surat lain yang berformat beda.
3. MS Excel kaya dengan rumus-rumus, ini biasanya sangat berguna untuk pembuatan berita acara Pembayaran.
4. Hanya dengan satu Klick, kita bisa Print satu master surat untuk banyak tujuan.

Caranya Sebagai Berikut :

• Pertama buatlah sebuah master surat di MS Word, kemudian tandai kata-kata yang akan dikaitkan dengan file database MS Excel dengan memberi warna, ( tanda tersebut kita buat dimaksudkan untuk data tujuan surat yang berbeda-beda ) seperti gambar dibawah ini :

• Kemudian buka MS Excel, berdasarkan tanda yang sudah dibuat di MS Word ( tanda yang diberi warna ), buat Field data yang akan dihubungkan ke MS Word. seperti gambar berikut :

• Cells A1,B1,C1 dan seterusnya merupakan Field database, sedangkan Cells A2,B2,C2 dan seterusnya merupakan record database, kemudian Double Click Sheet1 dan namakan database1, sekarang simpan database excel anda dengan nama file database1.

Cara manghubungkannya :

• Kembali ke master surat di MS Word yang masih terbuka tadi, kemudian Click kanan pada toolbar → Mail Merge seperti gambar dibawah ini :

• Sekarang click icon data source seperti gambar berikut :

• Kemudian buka file database1 MS Excel yang sudah kita buat, lanjutkan dengan kcick table ‘database1$’ , sekarang database1 MS Excel sudah terhubung dengan master surat anda.

Cara untuk menghubungkan record data :

1. Blok kata yang sudah kita tandai sebelumnya ,
2. Click icon “Insert Merge Field” kemudian pilih file yang sesuai dengan kategori data
3. Lanjutkan dengan click “Insert”
4. Press Close

Contoh gambar sebelum “Insert Merge File”

Contoh gambar sesudah click “Insert”

Lakukan point 1 s/d 4 untuk keperluan record data yang berbeda, untuk melihat hasil tekan icon “View Merge Data”

Sekarang Record data MS Excel sudah terhubung dengan master surat anda, untuk melihat record selanjutnya click Next Record

Cara untuk Praktis Print Banyak tekan icon “Merge to Printer” :

1. All ( semua record akan diprint )
2. Current Record ( record data yang sedang terlihat akan diprint )
3. From... To... ( dari record sekian sampai sekian akan diprint )

Selamat mencoba...!